La gestión documental es un proceso fundamental para cualquier organización, porque permite administrar la información de manera organizada, segura y eficiente durante todo su ciclo de vida. No se trata únicamente de almacenar documentos, sino de garantizar que estos puedan ser identificados, consultados, conservados y, cuando corresponda, transferidos o dispuestos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
Una adecuada gestión documental integra dos aspectos complementarios: por una parte, las actividades prácticas que realizan diariamente los colaboradores para organizar y conservar los documentos; y, por otra, la planeación institucional necesaria para establecer políticas, responsabilidades, recursos e instrumentos archivísticos.
Sabías que:
● ¿Sabías que una Una carpeta debe contener hasta 200 folios, con un máximo del 5 % adicional?
● ¿Sabías que Cada documento debe ser foliado individualmente, utilizando lápiz de mina negra y siguiendo una numeración consecutiva desde el folio 1?
● ¿Sabías que las Las Tablas de Retención Documental (TRD) permiten determinar cuánto tiempo deben conservarse los documentos y cuál será su disposición final?
● ¿Sabías que la gestión documental no termina cuando archivamos un documento: también incluye su clasificación, organización, conservación, transferencia, preservación y disposición final.
¿Por qué es importante la gestión documental?
Una adecuada organización de los documentos permite:
Facilitar la búsqueda y consulta de información.
Garantizar la integridad y disponibilidad de los documentos.
Mejorar los tiempos de respuesta.
Proteger información administrativa, financiera, laboral y contractual.
Cumplir las obligaciones legales y archivísticas.
Reducir riesgos de pérdida, deterioro o eliminación inadecuada.
Facilitar las transferencias al Archivo Central.
Conservar aquellos documentos que poseen valor histórico, administrativo, legal o de investigación.
Por esta razón, todos los colaboradores tienen un papel importante en la gestión documental.
1. ¿Qué documentos debemos organizar?
Cada área produce documentos relacionados con las actividades y procesos que desarrolla. Estos documentos deben identificarse, clasificarse y conservarse de acuerdo con los instrumentos archivísticos establecidos por la organización.
Por ejemplo:
Contabilidad: facturas, cuentas de cobro, notas débito y crédito, comprobantes y demás documentos relacionados con las operaciones financieras.
Gestión Humana: historias laborales, documentos de afiliación al sistema de seguridad social y otros documentos relacionados con los colaboradores.
Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo: actas de reunión, registros de capacitación, controles de asistencia, permisos de trabajo en alturas y demás soportes de los procesos.
Proyectos: contratos, planos, planimetrías, actas de reunión, informes de avance, correspondencia enviada y recibida y otros documentos asociados a la ejecución de los proyectos.
La identificación correcta de estos documentos constituye el primer paso para aplicar una adecuada clasificación documental.
2. El Plan de Gestión Documental como herramienta institucional
El PGD debe establecer las acciones necesarias para administrar los documentos durante todo su ciclo de vida. Para su implementación es necesario considerar cinco dimensiones fundamentales.
Requerimientos normativos
La organización debe identificar y mantener actualizado su Normograma, teniendo en cuenta las disposiciones aplicables del Archivo General de la Nación (AGN), normas técnicas nacionales e internacionales, disposiciones relacionadas con transparencia y acceso a la información pública, protección de datos personales y reserva legal, entre otras.
Requerimientos económicos
La gestión documental requiere recursos. Por ello, es necesario analizar las necesidades presupuestales para garantizar la implementación, mantenimiento y mejora de los procesos a corto, mediano y largo plazo.
Requerimientos administrativos
Se debe contar con un equipo de trabajo que articule conocimientos de gestión documental, archivo, planeación y tecnologías de la información. Además, deben definirse responsabilidades, responsables, cronogramas, mecanismos de comunicación y estrategias para administrar los riesgos.
Requerimientos tecnológicos
Es necesario identificar las herramientas y sistemas disponibles y determinar cuáles permiten administrar adecuadamente la información física y electrónica. La tecnología debe facilitar la consulta, trazabilidad, seguridad y conservación de los documentos.
Gestión del cambio
La implementación de un PGD también implica transformar hábitos y fortalecer la cultura organizacional. Por ello, son necesarias actividades de capacitación, sensibilización y acompañamiento que permitan que los colaboradores comprendan la importancia de cumplir los procedimientos documentales.
3. Organización de las carpetas
Una vez identificados los documentos, comienza la organización física del expediente.
El primer paso consiste en instalar el gancho plástico en la primera tapa de la carpeta, colocándolo de afuera hacia adentro.
Posteriormente, los documentos deben organizarse de acuerdo con el tema, subtema y clasificación documental correspondiente.
Orden cronológico
Uno de los aspectos fundamentales es mantener una secuencia lógica.
Generalmente, el documento más antiguo debe ubicarse al inicio y el más reciente al final, siempre de acuerdo con la lógica del trámite y las instrucciones establecidas para cada serie documental.
Cuando corresponda, también puede utilizarse un orden consecutivo, siempre respetando la secuencia del expediente.
4. Clasificación documental: CCD y TRD
La organización de los expedientes debe estar articulada con los instrumentos archivísticos de la entidad.
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) permite estructurar y clasificar las agrupaciones documentales producidas por la organización.
Por su parte, las Tablas de Retención Documental (TRD) establecen las series y tipos documentales, así como los tiempos durante los cuales deben permanecer en el Archivo de Gestión y posteriormente en el Archivo Central, además de determinar su disposición final.
Esto significa que no todos los documentos deben conservarse durante el mismo tiempo ni necesariamente permanecer de forma permanente.
La organización debe responder a criterios técnicos y no únicamente a decisiones individuales de cada área.
5. Perforación y foliación
Antes de incorporar los documentos a la carpeta se deben retirar elementos que puedan deteriorarlos, como ganchos de cosedora.
Posteriormente, se perforan los documentos tomando como referencia el centro de la hoja y se incorporan a la carpeta.
Otro procedimiento fundamental es la foliación.
Cada documento debe numerarse en la esquina superior derecha, siguiendo el sentido del texto. Para esta actividad se utilizará lápiz de mina negra.
La numeración comienza en el folio número 1 y continúa de manera consecutiva.
Es importante tener presente que cada documento debe ser foliado individualmente.
Cuando existan varios documentos pequeños adheridos a una hoja, estos deben conservar su identificación y foliación de acuerdo con las instrucciones archivísticas establecidas para el expediente.
6. ¿Cuántos folios debe contener una carpeta?
Cada carpeta debe contener hasta 200 folios, permitiéndose como máximo un 5 % adicional, siempre que esto no afecte la integridad de la unidad documental.
Por esta razón, antes de cerrar una carpeta es necesario revisar:
La cantidad de folios.
El orden de los documentos.
La correcta foliación.
El estado físico de los documentos.
La integridad del expediente.
La identificación de la carpeta.
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7. Hoja de Control de Documentos
En la nube, dentro de la carpeta de Gestión Documental, se encuentra el formato DF007 – Hoja de Control de Documentos.
Este instrumento permite registrar la información correspondiente a los documentos que integran el expediente, incluyendo:
Número del documento.
Descripción breve de su contenido.
Folios correspondientes.
La Hoja de Control de Documentos debe ubicarse al inicio de la carpeta, de acuerdo con el procedimiento establecido por la organización.
8. Identificación de la carpeta
Una vez organizada la documentación, la carpeta debe identificarse mediante el rótulo correspondiente.
El rótulo debe ubicarse en la cara externa de la primera tapa de la carpeta, de manera horizontal, en la esquina superior derecha, dejando 2 centímetros a cada lado de la esquina.
Todos los campos deben estar correctamente diligenciados, completos y legibles.
Una adecuada identificación facilita posteriormente la ubicación, consulta, transferencia y conservación del expediente.
9. Transferencias documentales y Archivo Central
La gestión documental no termina cuando se organiza una carpeta.
Cuando los documentos cumplen el tiempo establecido en el Archivo de Gestión, pueden ser objeto de transferencia al Archivo Central, de acuerdo con las TRD y el cronograma institucional.
Antes de realizar una transferencia se debe verificar que los expedientes estén correctamente organizados, foliados, identificados e inventariados.
Para la transferencia física, los expedientes deben entregarse en cajas de referencia R300, siguiendo las condiciones de protección establecidas por la organización.
Las carpetas deben colocarse previamente en bolsas debidamente identificadas, cuando así lo establezca el procedimiento.
En la tapa superior de la caja se debe ubicar el formato DF009 – Rótulo Descriptor de Caja, correctamente diligenciado.
En la parte frontal se debe colocar el DF002 – Rótulo de Caja.
Finalmente, se incorporan los expedientes organizados, se verifica que estén correctamente protegidos e identificados y se procede al cierre de la caja.
9. Transferencias documentales y Archivo Central
La gestión documental no termina cuando se organiza una carpeta.
Cuando los documentos cumplen el tiempo establecido en el Archivo de Gestión, pueden ser objeto de transferencia al Archivo Central, de acuerdo con las TRD y el cronograma institucional.
Antes de realizar una transferencia se debe verificar que los expedientes estén correctamente organizados, foliados, identificados e inventariados.
Para la transferencia física, los expedientes deben entregarse en cajas de referencia R300, siguiendo las condiciones de protección establecidas por la organización.
Las carpetas deben colocarse previamente en bolsas debidamente identificadas, cuando así lo establezca el procedimiento.
En la tapa superior de la caja se debe ubicar el formato DF009 – Rótulo Descriptor de Caja, correctamente diligenciado.
En la parte frontal se debe colocar el DF002 – Rótulo de Caja.
Finalmente, se incorporan los expedientes organizados, se verifica que estén correctamente protegidos e identificados y se procede al cierre de la caja..
10. Instrumentos archivísticos fundamentales
La gestión documental requiere instrumentos que permitan planificar, organizar, controlar y recuperar la información.
Tablas de Retención Documental — TRD
Establecen las series y tipos documentales, sus tiempos de permanencia y su disposición final.
Tablas de Valoración Documental — TVD
Se utilizan principalmente para organizar fondos acumulados y determinar los tiempos de conservación y disposición final de documentos producidos en periodos anteriores.
Formato Único de Inventario Documental — FUID
Permite registrar y describir los documentos, facilitando su ubicación, control y recuperación, especialmente durante los procesos de transferencia.
Plan Institucional de Archivos — PINAR
Es una herramienta de planeación estratégica que permite identificar necesidades y aspectos críticos de la gestión documental, priorizar acciones y articularlas con la planeación institucional.
Estos instrumentos deben funcionar de manera articulada y no como documentos independientes.
12. Fases para implementar el PGD
La implementación del Programa de Gestión Documental puede organizarse en cuatro grandes fases:
1. Elaboración
Se realiza el diagnóstico de la situación actual, se identifican necesidades, se aseguran recursos humanos y financieros y se establece el plan de trabajo con su respectivo cronograma.
2. Ejecución
Se desarrollan las actividades previstas, incluyendo divulgación, capacitación y sensibilización del personal.
3. Seguimiento
Se verifica periódicamente el cumplimiento de las actividades, metas, recursos y procedimientos establecidos.
4. Mejora
La gestión documental debe mantenerse en un proceso permanente de actualización e innovación, ajustándose a cambios normativos, tecnológicos, administrativos y a los nuevos riesgos o necesidades de la organización.
Conclusión
Organizar correctamente un expediente no significa simplemente guardarlo en una carpeta. Implica clasificarlo, ordenarlo, foliarlo, identificarlo, conservarlo y garantizar que pueda ser recuperado cuando sea necesario.
A nivel institucional, estas actividades deben estar respaldadas por un Plan de Gestión Documental, instrumentos archivísticos como las TRD, TVD, CCD, FUID y PINAR, procedimientos claros, recursos suficientes, herramientas tecnológicas y programas de capacitación.
Una gestión documental eficiente permite conservar la memoria institucional, proteger la información, facilitar la toma de decisiones, mejorar la atención a los usuarios y reducir los riesgos asociados a la pérdida o manejo inadecuado de los documentos.
A nivel institucional, estas actividades deben estar respaldadas por un Plan de Gestión Documental, instrumentos archivísticos como las TRD, TVD, CCD, FUID y PINAR, procedimientos claros, recursos suficientes, herramientas tecnológicas y programas de capacitación.
Una gestión documental eficiente permite conservar la memoria institucional, proteger la información, facilitar la toma de decisiones, mejorar la atención a los usuarios y reducir los riesgos asociados a la pérdida o manejo inadecuado de los documentos.
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