¿Cómo Calcular y optimizar el valor de las Horas de Trabajo en Excel?

¿Como funciona la Plantilla?

Explicación de los Campos

Procesos Clave, Actividades y Tareas

Profesionales Claves y la Distribución del Trabajo

Ejemplo Realizado en la Tabla

Resultados de la Plantilla

Cuando inicias un negocio basado en producción de servicios, la mano de obra y el conocimiento son los activos más valiosos. Sin embargo, asignar correctamente las horas de trabajo, identificar qué profesionales son clave y qué tareas requieren más esfuerzo puede ser un desafío.
¿Te ha pasado que en tu negocio algunos empleados están sobrecargados mientras que otros tienen menos tareas? Si necesitas evaluar la carga de trabajo, repartir las tareas de forma equitativa y visualizar en qué procesos se invierte más tiempo, esta plantilla te ayudará a hacerlo de manera sencilla y efectiva.

Con nuestra plantilla en Excel, podrás:

● Distribuir el trabajo entre los diferentes roles de manera equitativa.

● Identificar qué profesionales son esenciales para el funcionamiento del negocio.

● Evaluar en qué tareas se invierte más esfuerzo y carga laboral.

● Optimizar la planificación de horas de trabajo para mejorar la productividad.

Plantilla en Excel para Calcular y Optimizar el Valor de las Horas de Trabajo

Te facilitamos una plantilla en Excel que puede aplicarse a diversos planes de negocio en los que se requiera una planificación detallada de tareas, roles, esfuerzo y tiempo de ejecución. Algunas ideas de planes de negocio donde esta estructura puede ser útil incluyen:

 Servicio al Cliente: Empresas que ofrecen soporte técnico, gestión de quejas o atención al cliente en distintos canales.

Desarrollo de Software y Proyectos IT: Empresas de software, startups tecnológicos, desarrollo web y aplicaciones móviles.

 Agencia de Marketing Digital: Empresas de gestión de redes sociales, campañas publicitarias, SEO/SEM.

 Consultoría Empresarial y Finanzas: Firmas de consultoría que asesoran a empresas en estrategias financieras, contabilidad o cumplimiento legal.

 Logística y Gestión de Proyectos de Transporte: Empresas de transporte, gestión de almacenes y distribución de productos.

¿Como funciona la Plantilla para Calcular y Optimizar el Valor de las Horas de Trabajo?

Tabla 1. Registro de Actividades

Nota: la Tabla 1, está diseñada para estructurar un plan de trabajo en un servicio o proyecto, organizando por procesos y actividades dentro de un servicio específico.

¡Importante!

Antes de diligenciar la plantilla recuerda que en las celdas de color gris es donde debe ingresar la información.

Explicación de los Campos:

ID: Número identificador de cada proceso (Opcional para actividades).
Nombre de tarea: Describe la tarea, agrupando procesos y actividades dentro del servicio.
Días → Indica la cantidad de días asignados a la tarea.
Días x horas → Representa el cálculo de días multiplicados por horas de trabajo diarias.
Duración → Indica el número de días que toma completar la actividad.
Esfuerzo → Representa la cantidad de horas necesarias para realizar la tarea.
P1, P2, P3, etc. → Corresponden a diferentes roles o personas que participan en la tarea.
Cliente: horas promedio de reuniones con el cliente

Identifica los Procesos Clave, las Actividades y Tareas

Paso 1: Identificar el servicio principal
Si estás en la fase de estructuración de tu modelo de negocio, el Modelo Canvas puede ser una herramienta clave para identificar los procesos fundamentales. A partir de cada proceso clave, es posible desglosar actividades y tareas específicas. Por ejemplo, en un Servicio de Atención al Cliente, el modelo Canvas permite visualizar los procesos esenciales, las actividades involucradas y su impacto en la propuesta de valor del negocio.

En un modelo de negocio basado en atención al cliente, los procesos clave incluyen: Recepción de Solicitudes, Gestión de Casos y Resolución, y Seguimiento y Cierre. Cada uno de estos procesos se desglosa en actividades y tareas específicas, como se muestra en la tabla a continuación.

Tabla 2 Procesos y Actividades

Proceso	Actividades / Tareas
Recepción de Solicitudes	Registro de Ticket Priorización de Casos Gestión inicial de solicitudes
Gestión de Casos y Resolución	Diagnóstico del Problema Resolución del Caso Escalamiento de Casos Críticos
Seguimiento y Cierre	Encuesta de Satisfacción Cierre del Caso

2. Identifica los Profesionales Claves y la Distribución del Trabajo

Tabla 3. Distribución del Trabajo

Nota: La tabla (3) está diseñada para representar la distribución del trabajo en función del tiempo (días y horas) y la asignación de esfuerzo entre diferentes roles (P1, P2, P3… Cliente).

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Explicación del Ejemplo Realizado en la Tabla

El pan de negocio basado en atención al cliente, los procesos clave incluyen: Recepción de Solicitudes, Gestión de Casos y Resolución, y Seguimiento y Cierre. Cada uno de estos procesos se desglosa en actividades y tareas.

El segundo paso consiste en identificar los profesionales responsables de ejecutar cada actividad y tarea clave. En el caso del modelo de negocio orientado al Servicio de Atención al Cliente, los roles esenciales incluyen: Analista de Experiencia del Cliente, Asesor de Fidelización y Retención, y Supervisor de Calidad en Atención.

En la columna de “duración” y “esfuerzo”, se especifican valores numéricos enteros que representan la cantidad de “días asignados” para completar las actividades o tareas clave.

Por otro lado, las celdas que muestran “porcentajes” indican la “distribución de las horas trabajadas”. Por ejemplo, si una jornada laboral estándar es de “9 horas”, un “50%” equivaldría a “4.5 horas de trabajo”.
Importante: Si la distribución de esfuerzo supera el 100%, significa que hay una sobrecarga de trabajo.

Por ejemplo:

 150% indica que, para completar la actividad o tarea dentro del tiempo asignado, se necesita una persona a tiempo completo y otra a medio tiempo.

 200% sugiere que se requieren dos personas a tiempo completo para cumplir con las actividades dentro del plazo establecido.

Este análisis permite identificar la necesidad de ajustar la asignación de recursos o revisar los tiempos de ejecución.

Resultados de la Plantilla para Calcular y Optimizar el Valor de las Horas de Trabajo

Al finalizar el registro de las horas trabajadas, se podrá calcular el esfuerzo total por profesional, lo que te permitirá realizar estimaciones clave para tu proyecto o plan de negocio. Por ejemplo, podrás determinar los costos de producción, que están directamente relacionados con las horas de trabajo, así como el costo operativo total, facilitando la identificación de un precio adecuado para los servicios ofrecidos.